Certidão é, sinteticamente, o documento destinado a comprovar
actos constantes dos registos ou arquivos de qualquer repartição pública.
As certidões de teor extraídas de documentos arquivados nas repartições
notariais ou noutras repartições públicas, quando expedidas pelo notário ou por
outro depositário público autorizado, têm a força probatória dos originais. –
artigo 383º, nº 1 do Código Civil.
A prova dos factos sujeitos a registo civil só pode ser
feita pelos meios previstos no Código que rege esta actividade registral –
artigo 4º do Código do Registo Civil.
A certidão de registo é um meio de prova, pelo que os
factos sujeitos a registo e o estado civil das pessoas provam-se, pelo acesso à
base de dados e por meio de certidão – artigo 211º do Código do Registo Civil.
As certidões extraídas dos actos de registo podem ser de narrativa
ou de cópia integral – artigo 212º, nº 1 do Código do Registo Civil.
As primeiras narram o conteúdo do assento de forma
sintética.
Nos termos do artigo 213º, nº 1 do já identificado Código, nas certidões de
narrativa são mencionados os elementos extraídos do texto do assento,
conjugados com as modificações introduzidas pelos averbamentos existentes à
margem.
Nas segundas, nas certidões de cópia integral, o
assento é reproduzido na íntegra.
Nelas deve transcrever-se todo o texto do assento a que respeitam e os seus
averbamentos – artigo 212º, nº 3 do citado Código.
As certidões são
requisitadas verbalmente, passadas em modelo aprovado ou por fotocópia e nelas
é aposto o nome do conservador ou de qualquer oficial de registo. Deve também
ser aposto o selo branco de modelo oficial ou outra forma de autenticação
prevista em Portaria.
Pelo Decreto-Lei nº 363/97, de 20 de Dezembro, foi permitido que sempre que
a conta deva ser lavrada no documento registral a que respeita, o interessado
pode solicitar que lhe seja entregue recibo em impresso próprio, de
modelo aprovado por despacho do presidente do Instituto dos Registos e do Notariado.
Na emissão das certidões, quer a certidão pedida seja de
cópia integral, quer seja de narrativa, recorre-se, actualmente e por regra, à
fotocópia.
Podem, ainda, ser emitidas certidões multilingues,
nomeadamente quando as mesmas se destinam a ser utilizadas no estrangeiro.
Estas, são emitidas nos modelos aprovados pela Convenção
Internacional sobre a Emissão de Certidões Multilingues de Actos do Registo
Civil, aprovada pelo Decreto do Governo nº 34/83, de 12 de Maio.
Quanto ao prazo de validade, não fixa o Código do
Registo Civil, em termos gerais, um prazo de validade para as certidões
extraídas dos actos de registo.
Assim, as certidões apenas poderão ter prazo de validade quando, em função do fim
a que se destinem, exista lei que determine que devem ter sido emitidas há menos
de um determinado período de tempo.
